La presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil es una de las obligaciones que deben cumplir las empresas. Sin duda, la elaboración de las cuentas anuales es un aspecto que hay que desarrollar con el máximo cuidado, ya que éstas reflejan el estado actual de la organización.
Como empresario, emprendedor, directivo o inversor, necesitas manejar con eficacia los diferentes documentos que presentan la situación de la empresa en un período en específico. Para que tengas claros todos estos aspectos, vamos explicarte con detalle qué son las cuentas anuales de las empresas.
¿Qué son las cuentas anuales? Definición y concepto
Todos hemos oído hablar de la necesidad de elaborar y presentar los balances y cuentas de explotación de las empresas. Lo que se denomina como cuentas anuales es un conjunto de documentos en el que se refleja con la máxima precisión contable los datos económicos y financieros de una compañía durante un ejercicio.
Hay 5 documentos que forman parte de las cuentas: balance, cuenta de pérdidas y ganancias, memoria, estado del flujo de efectivo y estado de cambios en el patrimonio neto.
¿De qué se componen las cuentas de una empresa?
- Balance de situación: este documento es el reflejo de la situación financiera de una empresa en un ejercicio. Dentro de éste se incluye el activo, el pasivo y el patrimonio neto de la empresa.
- Cuenta de pérdidas y ganancias: muestra los ingresos y los gastos de la compañía a lo largo del ejercicio.
- Memoria: se trata de un documento en el que se proporciona información sobre la situación financiera y los resultados de la empresa durante el período contable. Aquí se recogen los riesgos financieros, las contingencias y las políticas contables que puedan ser de interés.
- Estado de los flujos de efectivo: este informe muestra las actividades operativas, inversiones y fuentes de financiación de la empresa en su relación con los flujos de efectivo generados por la empresa durante el período contable.
- Estado de cambios en el patrimonio neto: refleja cómo ha cambiado el patrimonio neto de la empresa durante un ejercicio concreto.
Cuándo se hace la presentación de las cuentas en el Registro Mercantil
Los obligados a realizar las cuentas anuales tienen que presentarlas en el Registro Mercantil cada año. Dichas cuentas tienen que haberse cerrado previamente. Además debe haberse realizado la legalización de los libros contables y aprobarse las cuentas en la Junta General. Una vez se haya realizado esto, el Administrador debe firmar las cuentas y depositarlas en el Registro Mercantil de la ciudad donde esté ubicado el domicilio social de la compañía.
La presentación de las cuentas se realiza según el calendario fiscal del período correspondiente, que generalmente termina el 31 de julio del año siguiente al ejercicio al que se refieren.
Se trata de una obligación corporativa de las empresas registrar y publicitar las cifras de negocio de la organización, de manera que los inversores y personas potencialmente interesadas puedan conocer el estado y situación de la empresa en el período contable determinado.
Cuando no se presentan las cuentas de una empresa en el Registro Mercantil Provincial, se puede producir una situación en la que se impongan sanciones administrativas a las empresas. Dichas sanciones se calculan de forma proporcional al capital social de la empresa y pueden alcanzar unas cifras de entre 1.200 y 60.000 euros. En los casos de sociedades que facturan más de 6.000.000 de euros anuales, la cifra puede ser muy superior, de hasta 300.000 € por año de retraso.
¿Quién está obligado a presentar las Cuentas Anuales de una compañía?
No todo el mundo tiene la obligación legal de presentar las Cuentas Anuales. Veamos cuáles son las entidades que sí están obligadas a ello:
- SL (Sociedades de Responsabilidad Limitada)
- SA (Sociedades Anónimas)
- Fondos de Pensiones
- Sociedades extranjeras con sucursal en España
- Sociedades comanditarias por acciones y de garantía recíproca
Por su parte, los empresarios individuales no están obligados a hacer la presentación, así como también los autónomos en Estimación Directo Normal. Si bien estos deben llevar la contabilidad, no tienen la obligación de hacer el depósito en el Registro Mercantil. Lo mismo ocurre con las sociedades no mercantiles, así como también con los autónomos que cotizan por módulos o en el Régimen de Estimación Directa Simplificada, que no necesariamente tienen que realizar las Cuentas Anuales de su negocio.
¿Qué importancia tiene elaborar y presentar las cuentas?
Ahora que ya sabes qué son las cuentas de una empresa, es esencial que entiendas la trascendencia que supone para una compañía elaborarlas y presentarlas conforme a los procedimientos administrativos que marca la legislación. Hay varias razones por las que es enormemente importante realizarlas en el tiempo y forma adecuados. Un punto de partida idóneo es disponer de una planificación financiera que refleje la situación real de la empresa en cuanto a la gestión y asignación de recursos de forma transparente y precisa para:
- Cumplir la ley: como se ha mencionado con anterioridad, incumplir con la correcta presentación de las cuentas y su depósito en el Registro Mercantil en el plazo y forma adecuados puede ser un motivo de una sanción administrativa.
- Cumplir con los accionistas: los accionistas e inversores de una entidad obligada a elaborar las cuentas tienen derecho a conocer el estado de las cuentas de su empresa, ya que son ellos quienes van a tomar decisiones en lo que se refiere a la compra o venta de acciones.
- Proporcionar información a proveedores y clientes: terceras empresas o personas pueden estar interesadas en acceder a información sobre las cuentas de una empresa a la hora de saber si es conveniente realizar operaciones con ellas.
- Proporcionar información a inversores y bancos: toda aquella empresa que financie a una empresa necesita acceder a información sobre el estado de las cuentas para poder valorar su situación.
Cuando las cuentas se depositan en el Registro Mercantil Provincial, éstas pasan a ser públicas, por lo que pueden ser libremente consultadas por ciudadanos o empresas, ya que esto es información del dominio público.
Es de gran relevancia que los profesionales que deseen desarrollar un proyecto de emprendimiento, así como aquellos empresarios y directivos en el ámbito de la gestión contable, tengan un conocimiento exhaustivo de los diferentes documentos que forman las cuentas anuales y cómo interpretarlos, de manera que puedan tomar mejores decisiones desde el punto de vista económico y financiero.
Desde el Master MBA de la Cámara de Madrid potenciamos la formación de empresarios, emprendedores así como otros perfiles interesados en ampliar los conocimientos en el área de finanzas para directivos con el fin de ampliar su visión sobre la gestión empresarial. Esperamos que ahora tengas un panorama más detallado de la importancia de las cuentas anuales de una empresa y comprendas las razones por las que debes aprender a utilizarlas a la hora de tomar decisiones estratégicas.
