Si le preguntáramos a cualquier empresario, si resulta importante conocer cuál de sus productos o servicios es más rentable, cuanto tiene que vender para cubrir sus costes o si subcontrata alguna de sus actividades, y si para ello toma en cuenta los costes implicados, con seguridad nos dirá que sí.
A pesar de ello el conocimiento y gestión de los costes en una empresa, es una de las áreas que sin duda se encuentra peor manejada.
Qué es la Contabilidad de Costes de una empresa
Vayamos por partes. En primer lugar, debemos saber que, a diferencia de la Contabilidad Financiera, no existe una obligación legal de que las empresas dispongan de una Contabilidad de Costes. La extraordinaria diversidad en las características de las empresas impide una normalización obligatoria de su contabilización.
Asimismo, los criterios de su existencia y significado son diferentes de lo que se considera gastos en la Contabilidad Financiera. Podemos decir que aproximadamente todos los gastos son costes, pero pueden existir costes que no se pueden contabilizar en la contabilidad obligatoria, como pueden ser los costes oportunidad o los costes de subactividad, o la toma en consideración de los costes operativos o no operativos, además de por ejemplo contabilizar las amortizaciones o las provisiones con criterios distintos en la Contabilidad de Costes y la Contabilidad Financiera obligatoria.
En el fondo, la Contabilidad de Costes es interna, no suministra información a terceros ajenos a la empresa y no está sometida a los criterios legales establecidos en cada momento. Su propósito es suministrar información a la empresa, con el objetivo se optimizar su gestión. Por ese motivo también se la conoce como Contabilidad Interna o de Gestión.
La Gestión de Costes en una empresa y tipos
Para un buen conocimiento y gestión de los costes en una empresa, en primer lugar, debemos proceder a una buena clasificación. Existen varios criterios, pero a diferencia de la Contabilidad Financiera, que utiliza el criterio de clasificación por la naturaleza del coste, en la Contabilidad de costes suele manejarse el criterio que los clasifica en función de su relación con el volumen de actividad o por la posibilidad de asignación directa o no a las actividades o a los productos y servicios e la empresa.
Con el primer criterio nos aparecen los costes variables o fijos, y con el segundo criterio, solemos hablar de costes directos o indirectos.
Costes variables o costes fijos
El conocimiento de cómo actúan los costes en función de su relación con el volumen de actividad en la empresa, es crítico para una mejor gestión. Nos permite tomar decisiones sobre la implantación y desarrollo de productos y servicios, y nos da la información necesaria para tratar de calcular el volumen necesario de actividad, para dado un margen de contribución (ventas menos costes variables) y unos costes fijos de la empresa, ser capaces de cubrir la totalidad de los costes, lo que habitualmente, conocemos como Punto de Equilibrio, Umbral de Rentabilidad o Punto Muerto.
A nadie se le escapa la importancia del cálculo anterior, a efectos de descartar o potenciar productos o servicios, así como la repercusión en la rentabilidad de las variaciones en la actividad. Este conocimiento que técnicamente se conoce como Apalancamiento Operativo es fundamental en la gestión de la empresa, para medir su riesgo operativo.
Costes directos e indirectos
La clasificación en costes directos e indirectos nos permite asignar los costes a productos, servicios o líneas de actividad. De hecho, los principales sistemas de costes empleados se diferencian fundamentalmente en la asignación parcial o total de los costes a los productos, servicios o líneas de actividad. De esta forma aparecen los sistemas de asignación parcial como el Direct Costing o total como el Full Costing.
En principio, lo ideal es ser capaz de asignar a productos, servicios o líneas de actividad la totalidad de los costes, pero existen situaciones en que por la poca relevancia de los costes no asignados o por la imposibilidad de utilizar criterios claros de asignación, la empresa puede optar por un criterio de asignación parcial.
Sistema de costes ABC
Dentro de los sistemas de asignación total de los costes, merece una especial mención el conocido como ABC. Este sistema se caracteriza, por dividir la empresa en actividades en lugar de las clásicas secciones, entendiendo por actividades las que realiza la empresa para alcanzar sus objetivos operativos y estratégicos, siendo de especial utilidad en las empresas de servicios.
Recomendaciones sobre la gestión y control de los costes de una empresa
Un error muy habitual es pensar que la gestión y reducción, en su caso, de los costes es una tarea vinculada en exclusiva a la Cuenta de Resultados de la empresa. Además de monitorizar y optimizar los costes en si mismos, debemos prestar atención a la repercusión en la Cuenta de Resultados de todas las decisiones que se tomen vinculadas a las Inversiones y las Financiaciones. Negociar de la mejor manera posible en plazo y precio las financiaciones, y optimizar las inversiones tienen una repercusión directa en los costes y por lo tanto en los resultados.
Un caso especialmente relevante, por estar vinculado al día a día, es la gestión del circulante. Las gestiones sobre clientes y deudores, así como sobre proveedores y acreedores o existencias, que minimicen las Necesidades Operativas de Fondos (NOF) tienen una repercusión inmediata en los costes.
Conclusión sobre los costes de una empresa
En resumen, por todo lo anteriormente mencionado, el conocimiento y gestión de los costes, se convierte en un aspecto fundamental en la dirección y gestión de la empresa. Sin agotar todas sus utilidades, resulta crítico en aspectos como la fijación de precios de venta, decidir si se invierte o se arrienda, la toma de decisiones sobre la subcontratación, o la actuación sobre pedidos especiales por cuantía o plazo, así como conocer en detalle los márgenes, no solamente a nivel global, sino producto o servicio por producto o servicio, o línea de actividad. De hecho, la Contabilidad de Costes es el reino del desglose y el detalle.
La experiencia nos indica, que a pesar de la extraordinaria utilidad de una buena gestión y comprensión de los costes, es una de las áreas en que resta un camino de clara mejoría, especialmente en el mundo de la PYME. Por este motivo en el Executive MBA en Madrid de la Cámara de Comercio el plan de estudios profundiza en el Módulo de Dirección Financiera sobre la gestión de costes y el control de estos por su implicación en la viabilidad económica de todo tipo de proyecto empresarial. Además, la gestión de costes de una empresa ayuda a determinar las necesidades de financiación, y más importante aún, identificar la presencia de beneficios o pérdidas económicas en la actividad empresarial.
Artículo escrito por Fernando Carnero Profesor de Contabilidad, Dirección Financiera y Control de Costes en el MBA Executive de la Escuela de Negocios de la Cámara de Comercio de Madrid.
