La productividad de los empleados es un factor estratégico determinante en la rentabilidad de un negocio, y este es uno de los principales objetivos que se persiguen en las distintas áreas de estudio en el Executive MBA en Madrid. Ésta depende directamente del rendimiento laboral de cada uno de los empleados, si bien el nivel de productividad de cada empleado puede afectar de manera diferente a la Cuenta de Resultados.
Para calcular la productividad, debemos tener en cuenta dos variables fundamentales: el objetivo que se quiere alcanzar y el tiempo que se ha invertido para lograrlo. Visto en términos económicos, el tiempo invertido es igual a los costes que nos supone la contratación del empleado, de manera que la mejora del rendimiento laboral nos produciría una mayor rentabilidad.
¿Qué es la productividad laboral?
Si tuviéramos que dar una definición de productividad, sería la siguiente: la relación entre los resultados obtenidos y los recursos que se han empleado para obtenerlos. Pero se puede hablar de productividad de muchas formas. Por ejemplo, existe la productividad por empleado si queremos poner en relación los costes laborales de un trabajador y lo que su trabajo aporta a la empresa.
También podemos hablar de productividad marginal para conocer el peso que tendría en la productividad de la empresa la contratación de un nuevo trabajador. De acuerdo con la ley de los rendimientos marginales decrecientes, llegaría un punto en el si añades un nuevo empleado, la productividad disminuiría, por lo que el objetivo es llegar a un punto de equilibrio.
La medición de la productividad de los empleados
Sin duda una de las preocupaciones de todo empresario o futuro empresario es disponer de los sistemas de control de la productividad más adecuados.
Lo que no se mide, no se puede mejorar. Por esta razón, es muy importante para la productividad de nuestra empresa que podamos saber en qué medida cada empleado contribuye a la rentabilidad de la empresa.
También es fundamental distinguir que no es más productivo el empleado que trabaja más horas. Si una persona trabajando 6 horas / día tiene un rendimiento mayor que otra que hace 9 horas diarias, incluso si el trabajador que trabaja más horas produce más unidades y aporta más valor monetario, así podría tener una productividad por hora/día menor que el otro empleado. Esto nos da entender que el segundo trabajador es menos rentable que el primero.
Sin embargo, uno de los debates que muchas veces se plantean es cómo medir la productividad de los trabajadores. Y es que, aparte de las unidades producidas (la producción), hay otros muchos factores que influyen en la productividad de un trabajador, lo que no siempre es fácil de medir. Por ejemplo, la contribución del empleado al rendimiento laboral de otros, o el nivel de calidad de las unidades producidas.
Si queremos no simplificar demasiado nuestra fórmula para calcular la productividad, deberíamos introducir otras variables en la ecuación. Por ejemplo, muchas veces se habla de medir la estrategia y el foco, de modo que las acciones llevadas a cabo por un empleado puedan encuadrarse conforme a valor real dentro de la estrategia de la compañía.
Formas de medir el rendimiento laboral
Para medir la productividad, es indispensable definir unas métricas o indicadores que nos permitan calcular el porcentaje de unidades producidas por trabajador con respecto al total, o el grado de contribución de ese empleado a la estrategia global de la empresa. Por ejemplo, se puede medir la productividad de un conjunto de comerciales por el nº de clientes que consiguen al día, pero también se pueden considerar mejor otras variables como el volumen de ingresos obtenidos.
Por supuesto, habrá que fijar también diferentes parámetros para medir el desempeño de empleados distintos, de acuerdo con el área o el tipo de trabajo que esté desempeñando cada empleado. No se puede medir de la misma forma la productividad de un Director de Marketing que de un auxiliar administrativo, básicamente porque sus funciones son distintas y su grado de contribución a la rentabilidad de la empresa es diferente.
En este sentido, habría diferentes fórmulas que se pueden aplicar en distintos casos:
- Productividad por objetivos: según los objetivos de producción de bienes o servicios marcados por el departamento para ese empleado.
- Productividad cuantitativa: marcamos una productividad ideal por trabajador y luego medimos la real, lo que nos ayudará a evaluar los resultados.
- Productividad por ventas: con este método de medición nos centramos en los ingresos y ventas generados por trabajador, si bien esto depende también de factores ajenos a la productividad del trabajador y no siempre es la fórmula más precisa.
- Productividad por el grado de satisfacción del cliente: mediante encuestas y formularios, se puede medir el grado de desempeño de un empleado, tomando como referencia la calidad del servicio o satisfacción del cliente.
- Productividad por horas: en esta forma de medición nos enfocamos en el conjunto de bienes o servicios producidos por horas para analizar el grado de rendimiento del trabajador.
Además de fijar métricas y parámetros, deberíamos disponer también de una serie de mecanismos de medición de los principales indicadores (horas trabajadas, unidades producidas, satisfacción del cliente…) en los que esté basada una métrica y que nos permitan medir de manera eficaz los elementos necesarios para medir la productividad por empleado.
Por ejemplo, existen múltiples formas de controlar el número de horas que realiza un empleado en una oficina, o el conjunto de acciones que es capaz de hacer por hora, día o mes. Hoy día, la tecnología nos permite gestionar estos aspectos con modernos sistemas de control de presencia para la gestión de los trabajadores. Esto nos ayuda a controlar los retrasos, ausencias, vacaciones y otros aspectos relacionados con el control de horas.
El nivel de complejidad del cálculo de la productividad de un trabajador variará en función de diversas variables que se quieran introducir, si bien es cierto que no hay una fórmula perfecta porque hay muchos elementos intangibles que tienen una difícil medición. Cada empresa por tanto debe fijar la forma que mejor le convenga en función de sus características y su estrategia.
Cómo calcular la productividad de un trabajador
Si vamos por ejemplo al cálculo de la productividad de un empleado de una fábrica de relojes artesanales, podemos poner en relación el número de unidades (relojes) producidas y los recursos que utiliza para producirlas.
Por ejemplo, si el trabajador es capaz de producir 3,5 relojes en 8 horas, significa que su productividad es de 0,43 relojes por hora, es decir, el trabajador tardará un poco más de dos horas en producir un reloj.
La fórmula de la productividad sería:
Cuantas más unidades produzca con menos recursos, mayor será la productividad. Y cuantos más recursos requiera, mayores serán los costes para la empresa, por lo que dicho empleado será menos productivo.
En este ejemplo hemos considerado que el recurso principal es el tiempo, pero podemos medir la productividad también en función de las materias primas que ha utilizado. Cuanta más materia prima consuma para hacer una sola unidad acabada, mayores serán los costes de producción y también será menor su productividad.
Esto es lo que se conoce como la productividad parcial, que consiste en el estudio de la relación entre el número de unidades producidas y uno de los recursos que intervienen en la producción, manteniendo todos los demás constantes (ceteris paribus).
Aspectos a tomar en cuenta
- Una unidad producida no siempre es igual a una unidad válida. Si las unidades no pasan el filtro del Departamento de Calidad, es un producto que no se puede comercializar. Esto también debe reflejarse a la hora de calcular la productividad de los empleados.
- Para poder averiguar la productividad máxima a la que puede llegar un trabajador, es necesario también optimizar al máximo las estrategias y procesos. Si no controlamos cada una de las fases de producción y desarrollamos un método que nos permita establecer un límite máximo de tiempo en cada fase de trabajo, un límite máximo de materias primas utilizadas…. será muy difícil que podamos tener el control de la productividad laboral.
- El tiempo no es el único recurso con el que se puede relacionar las unidades producidas. Si por ejemplo un factor importante es el uso de maquinaria, herramientas y nuevas tecnologías, el hecho de introducir nuevas máquinas más modernas y eficaces puede hacer que se produzcan más unidades en menos tiempo, es decir, puede aumentar la productividad.
La productividad no sólo se mide en términos cuantitativos, también pueden controlarse aspectos cualitativos. Un empleado puede parecer poco productivo, a pesar de que está rindiendo al máximo, cuando lo que en realidad falla son los procesos de trabajo de la empresa, o la maquinaria, u otros factores.
La productividad cualitativa tiene cada vez más importancia en las empresas. Sobre todo en aquellos ámbitos en los que es más difícil la medición de la productividad laboral, y la valoración del Departamento de Recursos Humanos o del Director del Equipo de Trabajo que está cerca de la persona debe tenerse también en consideración. En función de dicha valoración, algunos Departamentos de Recursos Humanos se encargan de cruzar información sobre el desempeño del empleado en determinado puesto de trabajo para diseñar planes para crecer profesionalmente en la empresa. Este es otro mecanismo a través del cual se pueden definir políticas de incentivos que contribuyen al cumplimiento de objetivos estratégicos de la empresa.
Consejos para medir la productividad
Teniendo en cuenta las variables que se han indicado, existen diferentes medios técnicos para el cálculo cuantitativo y cualitativo de la productividad.
- Establece medios de medición
La digitalización permite que podamos controlar de manera objetiva muchas variables que intervienen en el cálculo de la productividad. Existe software de Recursos Humanos que permiten recabar diversos datos sobre el trabajo de los empleados.
Las aplicaciones de control de fichaje permiten que podamos saber la hora de entrada y salida de los empleados al trabajo, o el número de horas total trabajadas en un período de tiempo.
Pero también nos puede permitir conocer otros datos, como por ejemplo: número de unidades válidas producidas, número de unidades defectuosas, órdenes de trabajo pendientes, etc.
En los departamentos de venta, la productividad no se mediría enfocándose en la producción, sino en las acciones concretas realizadas y en el número de ventas logrado y su ticket. Por ejemplo, podemos medir la productividad de un trabajador en el área de atención al cliente atendiendo a diferentes variables: número de llamadas telefónicas que ha atendido por período de tiempo, la valoración cualitativa de los clientes, número de ventas directas logradas…
Disponer de estos mecanismos hace que resulte mucho más fácil analizar la productividad global de la empresa.
- Mejora los procesos, la estrategia y la tecnología
Hay otros factores que intervienen en el análisis de la productividad y eficiencia. En ocasiones una baja productividad no es sinónimo de una falta de valía profesional, sino que existen otros factores que pueden intervenir.
Por ejemplo, puede ser que la empresa no haya establecido una estrategia empresarial eficaz que ayude a lograr los objetivos. Aunque el empleado ha cumplido con las acciones que se le han demandado, eso no se ha traducido en el logro de ventas.
Si hacemos un análisis comparado de la productividad de varios trabajadores o equipos de trabajo, mediante un test A/B, podemos observar cuándo el problema está en la baja productividad del empleado o en los procesos que se están siguiendo.
Por otro lado, cabe recordar que la tecnología puede tener un papel significativo en la consecución de resultados. La innovación puede hacer que una empresa sea más productiva y competitiva si se desarrollan instrumentos que ayuden a lograrlo. La mejora de la formación ayuda también a optimizar los procesos para lograr que todo el equipo sea productivo.
- Consigue que exista un clima laboral excelente
La falta de productividad puede deberse también a la falta de incentivos. Si no existe un buen clima laboral, puesto que existe desconfianza en las relaciones entre los empleados y la empresa, o entre los propios empleados, eso se puede traducir en que la empresa no aproveche todo el potencial del talento de su plantilla.
Las técnicas de Recursos Humanos más actuales se enfocan en aumentar la felicidad de los empleados, de manera que estos puedan dar lo mejor de sí mismos para lograr los objetivos de la empresa.
Conclusión
Sin duda la productividad laboral es un elemento de gran importancia en el crecimiento de una compañía. Los empresarios y futuros empresarios deben aprender cómo medirla y cómo aumentarla, ya que desempeña un papel determinante en las decisiones de la dirección de la empresa, así como en el Departamento de Recursos Humanos, con el que se debe trabajar de forma cercana, planificando la formación continua de los empleados orientada al desarrollo de la carrera profesional para que la empresa pueda aumentar su rentabilidad y su competitividad.
